Представителни разходи: Ето защо осчетоводяването им е за предпочитане!

Провеждането на тиймбилдинги, фирмени тържества и почерпки в офиса са познати в счетоводната практика като представителни разходи. Наред с тях върви и организирането на работни срещи и вечери с клиенти, партньори и доставчици – потенциални или настоящи. По този начин бизнеса сплотява своя екип, укрепва своите партньорски връзки и разширява дейността си.

По време на подобни пиршества разходите за ядене, пиене, настаняване, кетъринг и различни подаръци са за сметка на вашето дружество. В закона представителните разходи са дефинирани в чл. 62, ал. 1 от ЗДДС – „Стоки и услуги, предназначени за представителни или развлекателни цели.“ 

Към тях се причисляват разходи за:

• Консумация на храна и напитки;
• Кетъринг услуги – посрещане, настаняване и изпращане на делегации и гости;
• Нощувки;
• Организиране на тиймбилдинги и бизнес срещи;
• Всякакъв вид фирмени тържества и развлекателни мероприятия;
• Фирмени екскурзии и почивки;

Тук е важно да споменем, че разходите за организиране на конференции, симпозиуми и конгресни срещи се причисляват към присъщите разходи на фирмата. Съгласно чл. 62, ал. 2 те не се причисляват към представителните разходи, защото са пряко свързани с представяне или изпробване на предлаганите от фирмата стоки или услуги.

Всички начислени представителни разходи, които не са свързани с дейността на дружеството и не водят до ползи в него не се признават за данъчни цели. Такива са разходите за пътувания и почерпки извън офиса, лични празненства, подаръци за собствениците и всички, които не обвързват служители и партньори с изпълняваната от тях длъжност.

Данъчно облагане на представителни разходи

Щом един разход бъде определен като представителен, той автоматично губи правото си от приспадане на ДДС. Съгласно чл. 70, ал. 1, т. 3 от ЗДДС начисляването на данък върху подобни разходи подлежи на задължително облагане, дори и при наличие на издадени фактури.

Поради тази причина осчетоводяването на представителни разходи включва и начисления ДДС. Например, ако сте платили вечеря с потенциален клиент на стойност 100лв, то тя се облага с ДДС в размер на 20лв. Вашият счетоводител следва да отбележи цялата сума от 120лв като разход за фирмата.

За осчетоводяване на подобен тип разходи не изисква фактура. Съгласно ЗКПО (Закона за корпоративното облагане), представителните разходи трябва задължително да бъдат свързани с дейността на вашата фирма за да бъдат признати. Осчетоводяването може да се извърши и без да е налице фактура, като е достатъчно представянето на касов бон от фискално устройство или система за управление на търговската дейност.

Размер на данъка върху разходите за представителни цели

Според корпоративния закон всички представителни разходи, обявени за такива се облагат с данък в размер на 10%. Неговият размер е окончателен и се разграничава от този върху печалбата, съгласно чл. 204, ал. 1, т.1.

Така за вечеря с потенциален клиент на стойност общо 120лв с ДДС се начислява данък в размер на 12лв върху разхода. Вече размерът на представителните разходи е 132лв, като данъка от 12лв следва да се плати еднократно до края на месец март следващата календарна година. Трябва да знаете, че той следва да се включи в годишната данъчна декларация, съгласно чл. 92 от ЗКПО – Данък върху разходите.

Начисляването на данък върху разходите за представителни цели намалява сумата на печалбата, което води до внасянето на по-нисък корпоративен данък.

Погрешното схващане и до какво води неплащането на данък върху представителните разходи

Много шефове на фирми решават, че те няма да плащат данък върху представителните разходи и отказват да ги осчетоводяват. Ако плащанията се извършват от фирмена банкова карта, то тези разходи не успяват да се прикрият и се определят като разходи, които не са документално обосновани.

Всички разходи без документ не се признават от данъчното законодателство и съгласно чл. 26, т. 2 от ЗКПО подлежат на регулация. Или казано по-просто с тях се увеличава необосновано счетоводната печалба и отново дължите данък върху нейния размер.

Липсата на нужните законови познания води именно до това погрешно схващане. Облагането на представителните разходи коректно, както е посочено в Закона води до данъчна икономия за фирмите. Правилното им осчетоводяване и облагане в крайна сметка е в пъти по-изгодно за дружествата и техните собственици, отколкото тяхното неглижиране.

Счетоводна кантора Варна и Добрич “Комаров Консулт” остава на разположение за да ви съдейства с правилното осчетоводяване на всички видове представителни разходи. Тук сме за да ви помогнем с разрешаването на всеки счетоводен казус и да помогнем на вашата фирма да се развива гладко по пътя към успеха.