Лични финанси и фирмени финанси – къде е границата?

В предприемаческия свят е от решаващо значение да осъзнаем важността на разделението между личните финанси и финансите на нашата фирма. Разграничаването им може да звучи като елементарна задача, но не е съвсем така. Оказва се, че се явява сериозен проблем, с който предприемачите не могат да се справят. Има го и критичният момент – ако човек не може да управлява личните си финанси, как ще управлява Личния си Бизнес. В тази статия ще разгледаме основните постановки за границата фирмени-лични средства, както и ползите, които съпътстват това разделение.

Често съм подчертавал, че разпределението на парите е с особена важност. Ако се изпълнява правилно, то вещае финансова стабилност и успех. Ако не е правилно – вещае провал. Успех и Провал – две понятия, които са противоположни в този Дуален свят. Аз лично съм попадал и в двата полюса – претърпял съм и върхове, но и поражения, които са ме накарали да се пробудя, т.е. да търся, откривам и прилагам правилните стратегии и тактики, водещи до правилното разпределение и положителни финансови резултати.

В този процес на усъвършенстване и оптимизация на финансовото управление, Счетоводна кантора „Комаров Консулт“ може да играе ключова роля, предоставяйки професионален съвет и подкрепа в разграничаването на фирмените и лични финанси.

Нерядка констатация е как собствениците на малък бизнес преливат фирмените финанси в лични, което е вредна практика. Двата потока не бива да стават едно цяло, защото това може да доведе до редица проблеми. Неприемливо е фирмената каса да се превръща просто в касичка, от която да си вземаме джобни всеки ден или да си плащаме вечерите навън. Както не е удачно от личните ни пари да заплащаме някои офис консумативи или артикули (било цветя, сувенири и т.н.).

Тук много хора биха си задали Въпроса:

Защо да не ползвам фирмените пари? Все пак – това е бизнес, който те са създали със собствения си труд, усилия и им се полага тази „награда“?

ДА, ама НЕ.

Ще изброя някои основни грешки, които се допускат.

1) Голяма част от собствениците на малък бизнес се осигуряват на минималния праг за самоосигуряващи.

Като последствие това автоматично води до препятствия при необходимост от вземане на оборотен кредит или лизинг, тъй като доказуемо сме с ниски доходи, съответно банката няма да ни одобри като надежден кредитополучател. Да, възможно е да се използват и доходите от печалба на дружеството, протоколът за разпределен дивидент, но общата и правилна постановка е, че е редно, когато работим, да поставим оценка и на нашата лична работа, определяйки си Заплата (хонорар). И това вече е добър план. Изпълнението може да се реши с ДУК (договор за управление и контрол), като си превеждаме съответното възнаграждение. Друга позната форма за начисляване на дохода ни е Оказване на услуга с личен труд.

2 )Защо не трябва да харчим фирмени пари за лични цели ?

Въведохме Правило N1: Предприемачите следва да платят ПЪРВО на себе си. И да поставят ясна граница, че този доход вече е в графа „лични финанси“.Но съм бил съм свидетел как заплатата се реинвестира отново в бизнеса. Така трудно може да се измери дали бизнесът наистина е Рентабилен. „Ако нещо не може да го измерите, как ще го управлявате?“, казва Питър Дракър. Аз също съм правил тази грешка нееднократно и съм се намирал в порочната спирала – бизнесът ми се разраства, а реални средства няма налице. Метафората е като хамстер в кръг.

Друга постановка в същата плоскост: Когато харчим фирмени пари не взимаме фактура, понякога забравяме да вземем дори и касова бележка. Проблемът тук е даже по-голям – личните разходи нямат място в счетоводната документация на фирмата. Което означава, че реално не можем да проследим действителния финансов резултат на бизнеса си и до каква степен има смисъл от него. Неправилно е с фирмени пари да се плащат екзотични почивки на Малдивите, луксозни стоки на Луис Витон, СПА почивки за разтоварване от работния стрес.

Изпада се в следната ситуация: Счетоводителят ни вижда една огромна каса, но чува от предприемача „няма пари“, заради неправилното разпределение на финансите и харченето им за лични цели, но примерно не и за собствена заплата.

Разделението на финансите сигурно и стабилно ни предпазва от правни и данъчни проблеми. Когато смесваме личните и фирмени финанси, се усложнява следенето и документирането на разходите и приходите ни по правилен начин. Това може да доведе до несъответствия в счетоводната отчетност и да ни изложи на рискове от данъчни проверки или глоби. Чрез ясно разделение на финансите ни, ние създаваме прозрачност и се съобразяваме със законовите изисквания, което ни предпазва от юридически проблеми и финансови загуби.

„НАП вижда тази неща, знае, че се прави това и затова има и кампании, където проверява фирми с големи каси и обикновено те се получават от това, че собствениците не са си плащали заплати. В даден момент може да спестиш един оборот и да пропуснеш малко от данъците, но в крайна сметка след време ще трябва да ги платиш. Затова, предприемачи, таксувайте си заплати, плащайте си ги, живейте с тях и ще сте доволни да правите бизнес по начина, по който се прави.“За да сме сигурни, че градим бизнес, който ще бъде стабилен и доходоносен, трябва да работим и да си плащаме ежемесечно заплата, която да ни е достатъчна да поддържаме своя стандарт на живот.

Добър вариант е също – в условията на дългосрочност, когато фирмата работи успешно вече няколко години и генерира печалба – ежемесечно или през няколко месеца да си разпределяме част от тази печалба под форма на Дивидент и съответно да живеем с нея. Отново се спазва постановката за граница между фирмени и лични средства.

„Но когато разпределяме печалбата е важно това да е документално основано, за да излизат парите по законен начин и от фирмени да се превръщат в лични.“Дали това е един лабиринт за предприемачите и как да им помогнем да излязат от него?

Това, което съветваме, е предприемачите да прегледат бюджета на фирмата и когато се направи анализ на разходите, първата стъпка да е именно проучване на въпроса: колко фирмени пари използват за лични цели. Когато вие вече имате тази сума Х, можете да тръгнете от някъде и да решите: „Добре, ние живеем с тази сума всеки месец, тя излиза от фирмата към нас, нека сега да видим какво ще ни коства и как могат тези средства да идват към нас по законен път, който да ни осигури тяхното включване едновременно в отчета на фирмата и в нашата банкова сметка като лични пари.“

Стигаме и до още някои полезни препоръки.

1) Ограничаване на плащанията в брой над 10 000 лв.

Какво имам предвид: Сключваш договор за наем на стойност 500 лв. и желаеш да го предплатиш за две години напред, за да си гарантираш, че цената ще е същата и няма примерно да се индексира с инфлацията. 24 месеца по 500 лв. са 12 000 лв. Тази сума задължително трябва да платиш по банков път.

2) Изграждане на Авариен Фонд (финансова възглавница) за разходите си за наем, персонал и други режийни разходи като ток, вода – т.е. за всички постоянни разходи за 3 месеца напред.

При настъпване на непрогнозируемо събитие т.нар. Черен Лебед (препратка към книгата на Насим Талеб – Черен Лебед), тези заделени средства ще компенсират отрицателния финансов резултат, като същевременно намаляват вероятността за теглене на оборотни кредити, защо не и директно за фалит. Всички бяхме свидетели на този сценарий покрай кризата с Корона вирус. Вмъквам моята лична история. Освен Финансов Консултант съм и горд собственик на един Фреш Бар. В най-силната вълна на пандемията, властите забраниха дейността на всички заведения за период от 2 месеца. Бях като гръмнат от ясно небе…Първото, което направих, е да договоря с наемодателя си да ме освободи от два наема, поради форсмажорни обстоятелства. Барът разполага с двама служители. Първо пуснах служителите в платен отпуск, след това в неплатен отпуск. След като минаха 2- та месеца, заработих отново, но ми беше много трудно да възстановя предишното си темпо. Кандидатствах за специализираната европейска програма в помощ на малки предприятия за възстановяване след Ковид кризата. Бях одобрен, но реално сумата получих едва след 5 месеца. И точно тук като сериозен плюс се явява фактът, че имах заделени пари под формата на авариен фонд във фирмената разплащателна сметка. Фондът ми осигури два месеца разходите за наем, разходите за ток, вода, охрана и персонал, което ми позволи по-леко преминаване на периода до възвръщане на обичайното ниво на продажби.

И на последно място, но не по значение – нека не забравяме какво отчита Статистиката – всеки ден фалира по една фирма.

Очаква се за 2024 фалитите на малки фирми да се увеличат с 15% …

Сериозно условие, за да предпазим бизнеса си от подобна развръзка, е именно практиката за разделение между личните и фирмени финанси. Чрез нея ние постигаме финансова дисциплина, прозрачност и информираност, които са от съществено значение за успешното управление на нашия бизнес. Разделяйки и управлявайки отделно личните и фирмени финанси, ние създаваме здрава основа за финансов успех и устойчивост в бизнеса и личния живот.

Статията е създадена благодарение на Николай Георгиев- Дипломиран Финансов Консултант Facebook